Politika varstva osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov

Mestna občina Velenje (Titov trg 1, 3320 Velenje) zbira osebne podatke za namen izvajanja javnih nalog, ki jih določa zakonodaja s področja lokalne samouprave in druga specialna zakonodaja. Evidence, ki jih za ta namen vodi, so navedene v posebnem dokumentu Evidenca dejavnosti obdelave osebnih podatkov. Za zagotavljanje visokega standarda nivoja varstva osebnih podatkov smo sprejeli ustrezna notranja pravila varstva in vpeljali nadzorne mehanizme, ki preprečujejo zlorabo ali kakršnokoli nepooblaščeno obdelavo.
Obdelava osebnih podatkov je strogo omejena na obdelavo tistih zaposlenih v občini, ki vaše osebne podatke nujno potrebujejo za izvajanje delovnih nalog. V določenih primerih osebne podatke obdelujejo pogodbeni obdelovalci, s katerimi ima občina sklenjeno pisno pogodbo, pristojni državni organi in nosilci javnih pooblasti v okviru izvajanja zakonskih pristojnosti ter druge osebe, ki imajo zakonsko podlago za pridobitev in obdelavo osebnih podatkov.
Za morebitna vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov in uveljavljanjem pravic, ki vam jih omogoča zakonodaja, se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov Petro Cerjak (gdpr@velenje.si, 03 896 16 18).

Pravna podlaga za zbiranje osebnih podatkov

Občina zbira in obdeluje osebne podatke le, če gre za izpolnjevanje zakonskih obveznosti občine (6.c člen GDPR), če je obdelava nujna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene občini z zakonom (6.e člen GDPR) ali če gre za sklepanje in izvajanje pogodb (6.b člen GDPR).

Temeljni zakon, ki določa vrste različnih obdelav za izvajanje javnih nalog, je Zakon o lokalni samoupravi (21. člen). Podlaga za obdelavo osebnih podatkov so še Stanovanjski zakon, Zakon o prostorskem načrtovanju, Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev in Zakon o varstvu osebnih podatkov (videonadzor).
Izjemoma občina obdeluje osebne podatke na podlagi privolitve (6.a člen GDPR) oziroma samostojne odločitve posameznika, da osebne podatke razkrije javnemu sektorju, ali se osebni podatki pridobijo iz javnega vira oziroma na drug zakonit ali običajen način, če ne gre za izvrševanje oblastvenih nalog ali pristojnosti javnega sektorja glede odločanja o človekovih pravicah, temeljnih svoboščinah ali obveznostih posameznikov.

Način pridobivanja osebnih podatkov

Osebne podatke običajno občina pridobi na podlagi vloge za pridobitev različnih dovoljenj ali uveljavljanje pravic. V posameznih primerih pa jih občina za izvajanje javnih nalog pridobi tudi iz drugih virov, na primer: Centralni register prebivalstva (e-CRP), Register motornih vozil, Centralna evidenca Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve za izvajanje Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev. Osebne podatke občina pridobi tudi na podlagi videonadzornih sistemov, na podlagi obiska spletne strani občine, na primer ob prijavi na e-novice ali prek kontaktnega obrazca – stik z upravo.

Kategorije posameznikov, katerih osebni podatki se obdelujejo

Občina obdeluje osebne podatke zaposlenih na občini in osebne podatke občanov Mestne občine Velenje, lahko pa tudi drugih posameznikov.
V skladu z 21. a členom Zakona o lokalni samoupravi lahko občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke:

• enotno matično številko občana,
• osebno ime,
• naslov stalnega ali začasnega prebivališča,
• datum in kraj rojstva oziroma datum smrti,
• podatke o osebnih vozilih,
• podatke o nepremičninah ter
• druge osebne podatke v skladu z zakonom.

Občina pridobiva osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika ali na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega »centralnega« upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti.
Ob prijavi na e-novice preko spletne strani občina pridobiva osebni podatek o elektronskem naslovu. Osebni podatek se uporablja izključno za namen obveščanja. Pri izvajanju videonadzora kamera posname posameznika, na posnetku pa je razviden tudi datum in čas vstopa v uradne prostore oz. dogodka.

Hramba osebnih podatkov

Osebni podatki se lahko hranijo za obdobje, ki je določeno v evidenci dejavnosti obdelave. Za določitev roka hrambe se upoštevajo roki, ki jih določajo predpisi in klasifikacijski načrt. Če rokov hrambe ni posebej zakonsko predpisanih, mora biti ob upoštevanju načela sorazmernosti hramba omejena na najkrajše možno obdobje.
Po preteku roka hrambe se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, razen če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

Varovanje osebnih podatkov

Na podlagi GDPR, nacionalne zakonodaje o varstvu osebnih podatkov ter na podlagi 37. člena Statuta Mestne občine Velenje (Uradni vestnik Mestne občine Velenje, št. 1/16 – uradno prečiščeno besedilo in 17/19) je Mestna občina Velenje sprejela Pravilnik o postopkih in ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov, ki določa tako pravila varstva kot tudi druge zahteve, ki jih določata evropska in nacionalna zakonodaja na področju varstva osebnih podatkov. Občina zagotavlja uveljavitev pomembnih temeljnih načel obdelave osebnih podatkov, tako da so osebni podatki:

• obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki (zakonitost, pravičnost in preglednost),
• zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni; nadaljnja obdelava v namene arhiviranja v javnem interesu, v znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) ne velja za nezdružljivo s prvotnimi nameni (omejitev namena),
• ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (najmanjši obseg podatkov),
• točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni; sprejeti je treba vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki brez odlašanja izbrišejo ali popravijo ob upoštevanju namenov, za katere se obdelujejo (točnost),
• hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; osebni podatki se lahko shranjujejo za daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno – ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1), pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (omejitev shranjevanja) in
• da se obdelujejo na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi (celovitost in zaupnost).

Pravice posameznikov

Na podlagi pravice posameznika do seznanitve o obdelavi lastnih osebnih podatkov občina na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali njegovega zakonitega zastopnika ali pooblaščenca:

• zagotovi potrdilo o tem, ali se osebni podatki, ki se nanašajo na tega posameznika, obdelujejo ali ne,
• na razumljiv način obvesti tega posameznika, kateri osebni podatki, ki se nanašajo nanj, se obdelujejo in o izvoru teh podatkov,
• seznani posameznika z namenom obdelave, vrsto osebnih podatkov ter obdobjem hrambe osebnih podatkov,
• omogoči vpogled v evidenco zbirke osebnih podatkov in vpogled v osebne podatke, ki se nanašajo na tega posameznika, in njihov prepis,
• dostavi izvlečke, potrdila ali izpise osebnih podatkov, ki se nanašajo na posameznika, v katerih sta navedena namen in pravna podlaga za zbiranje, obdelavo in uporabo teh podatkov,
• omogoči informacijo o obstoju pravice do popravka, izbrisa, ali omejitve obdelave osebnih podatkov ali obstoju pravice do ugovora taki obdelavi,
• dostavi natisnjen dokument, ki vsebuje informacije o tem, komu je bil omogočen dostop do osebnih podatkov tega posameznika, za kakšen namen in na kateri pravni podlagi,
• omogoči informacijo o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu,
• v primeru, da informacije niso zbrane neposredno od posameznika, posreduje informacijo o viru osebnih podatkov,
• omogoči informacijo o morebitnem obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev in
• omogoči informacijo o morebitnih prenosih osebnih podatkov v tretje države (vključno z zaščitnimi ukrepi).

Poleg pravice do dostopa oziroma seznanitve občina na zahtevo oziroma vlogo posameznika odloča tudi o drugih pravicah posameznika, in sicer do popravka ali izbrisa osebnih podatkov, do preklica obdelave (v primeru pravne podlage privolitve), omejitve obdelave osebnih podatkov ali do ugovora obdelavi ter prenosljivosti podatkov.

Vloga za uveljavitev pravic posameznikov je posameznikom dosegljiva na spletni strani ali v tiskani obliki (glavna pisarna). Vlogo posredujte na elektronski naslov: gdpr@velenje.si ali na naslov občine: Mestna občina Velenje, Titov trg 1, 3320 Velenje. Za morebitna vprašanja se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov Petro Cerjak (gdpr@velenje.si, 03 896 1618).

V primeru kršitve varstva osebnih podatkov se lahko pritožite nadzornemu organu: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana (gp-ip@ip-rs.si).

Objava sprememb

Vsaka sprememba politike varstva osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani občine. Z uporabo spletne strani občine posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino vsakokratne politike varstva osebnih podatkov.

Bojan Kontič, župan Mestne občine Velenje
po pooblastilu Peter Dermol, podžupan

Številka: 020-01-0004/2018
Datum: 28. 2. 2020